🎯 Amaç ve Kapsam
Bu yönetmelik; YATEK topluluğunun yönetim yapısını, üyelik esaslarını, görev ve sorumluluklarını, karar alma mekanizmalarını, disiplin hükümlerini, etik kurallarını ve şeffaflık ilkelerini düzenler.
Yönetmelik, YATEK bünyesindeki tüm üyeler için bağlayıcıdır.
🏛 1. Organizasyon Yapısı ve Yönetim İlkeleri
- YATEK, kâr amacı gütmeyen ve üniversiteye bağlı bir öğrenci topluluğudur.
- Yönetim Kurulu; Başkan, Başkan Yardımcısı, Genel Sekreter ve departman liderlerinden oluşur.
- Yönetim görevleri gönüllülük esasına dayanır ancak sorumluluk doğurur.
- Yetki, görev süresiyle sınırlıdır; kişisel mülkiyet oluşturmaz.
- Yönetim kararları kayıt altına alınır ve arşivlenir.
👥 2. Üyelik Türleri ve Şartları
- Aday Üye: Yeni başvurmuş, değerlendirme sürecindeki kişidir.
- Aktif Üye: Görev alan, toplantılara katılan ve oy hakkı olan üyedir.
- Pasif Üye: Katılım yükümlülüklerini yerine getirmeyen üyedir.
- Onursal Üye: Yönetim Kurulu kararıyla davet edilen kişidir.
- Üyeler departman seçmek ve aktif katkı sunmak zorundadır.
📌 3. Üyelerin Hakları
- Topluluk faaliyetlerine katılma hakkı
- Oy kullanma ve aday olma hakkı (aktif üyeler)
- Bilgi talep etme ve raporlara erişim hakkı
- Adil ve tarafsız değerlendirilme hakkı
🧭 4. Üyelerin Yükümlülükleri
- Toplantılara düzenli katılım sağlamak
- Alınan görevleri zamanında tamamlamak
- Topluluğun itibarını zedeleyici davranışlardan kaçınmak
- İç iletişim kurallarına uymak
- Yönetmelik hükümlerine riayet etmek
🗓 5. Toplantı Sistemi
- Haftalık departman toplantıları zorunludur.
- Aylık genel kurul toplantıları yapılır.
- Toplantı yeter sayısı aktif üyelerin yarısından fazlasıdır.
- 40 dakikadan fazla gecikme toplantıya katılım sayılmaz.
- Tüm toplantılar tutanak altına alınır.
🗳 6. Karar Alma Mekanizması
- Her aktif üyenin bir oy hakkı vardır.
- Basit kararlar salt çoğunlukla alınır.
- Stratejik ve mali kararlar 2/3 çoğunluk gerektirir.
- Oy eşitliği halinde Başkanın oyu belirleyicidir.
- Alınan kararlar yazılı olarak ilan edilir.
🚀 7. Proje ve Görev Yönetimi
- Tüm projeler yazılı planla başlatılır.
- Her görev tek bir kişiye atanır.
- Görevler süre ve çıktı bazlı değerlendirilir.
- Üst üste 3 görev aksatan üye pasif statüye alınır.
- Projeler sonunda değerlendirme raporu hazırlanır.
💰 8. Finans ve Sponsorluk İlkeleri
- Tüm gelir ve giderler kayıt altına alınır.
- Belgesiz harcama yapılamaz.
- Sponsor anlaşmaları yazılı ve şeffaf olmak zorundadır.
- Topluluk bütçesi kişisel çıkar için kullanılamaz.
- Finans raporları yönetim tarafından paylaşılır.
💬 9. İletişim ve Temsil
- Topluluk içi iletişim saygılı ve profesyoneldir.
- Resmi açıklamalar yalnızca yetkililerce yapılır.
- Sosyal medya paylaşımları yönetim onayına tabidir.
- Topluluk adına yapılan her temsil bağlayıcıdır.
⚠ 10. Disiplin ve Yaptırımlar
- Uyarı (sözlü veya yazılı)
- Geçici görevden alma
- Pasif üyelik
- Topluluktan çıkarma
- Disiplin kararları yazılı ve gerekçeli alınır.
📊 11. Şeffaflık ve Raporlama
- Departmanlar aylık faaliyet raporu sunar.
- Yıl sonunda genel faaliyet raporu yayımlanır.
- Katılım oranları kayıt altına alınır.
- Üyeler raporlara erişebilir.
🔐 12. Gizlilik ve Etik Kurallar
- Kişisel veriler üçüncü kişilerle paylaşılmaz.
- İç yazışmalar ve belgeler izinsiz dışarı aktarılmaz.
- Etik ihlaller disiplin kapsamındadır.
- Topluluk çıkarları bireysel çıkarların önündedir.
📜 13. Yürürlük ve Değişiklik
- Bu yönetmelik Yönetim Kurulu kararıyla yürürlüğe girer.
- Değişiklikler 2/3 çoğunlukla yapılır.
- Güncel sürüm resmi kanallarda yayımlanır.
🔒 14. Çıkar Çatışması ve Tarafsızlık
- Yönetim kurulu üyeleri, kişisel çıkar sağlayabilecekleri kararlarda oy kullanamaz.
- Sponsor, eğitmen veya konuşmacı seçimlerinde çıkar ilişkisi açıkça beyan edilir.
- Akrabalık, yakın arkadaşlık veya maddi bağ bulunan kişilerle yapılan işlemler yönetim kuruluna bildirilir.
- Çıkar çatışması gizlenirse disiplin süreci başlatılır.
📌 15. Yetki Devri ve Vekâlet
- Yönetim kurulu üyeleri yetkilerini yazılı olarak devredebilir.
- Yetki devri süreli ve sınırlıdır.
- Vekâlet verilen kişi yapılan işlemlerden sorumludur.
- Süresiz veya belirsiz yetki devri yapılamaz.
📂 16. Arşivleme ve Kurumsal Hafıza
- Toplantı tutanakları, kararlar ve raporlar dijital ortamda arşivlenir.
- Belgeler silinemez, yalnızca yeni sürüm oluşturulabilir.
- Yönetim değişse dahi arşivler korunur.
- Eski yönetim belgeleri yeni yönetime eksiksiz devredilir.
⏱ 17. Zaman Yönetimi ve Disiplin
- Toplantılar ilan edilen saatte başlatılır.
- 10 dakikadan fazla gecikme katılmama sayılabilir.
- Görev teslim tarihleri bağlayıcıdır.
- Süre ihlalleri performans değerlendirmesine yansıtılır.
🎓 18. Eğitim, Mentorluk ve Gelişim
- Yeni üyeler için oryantasyon süreci zorunludur.
- Deneyimli üyeler yeni üyelere mentorluk yapar.
- Yılda en az iki kez teknik veya kişisel gelişim eğitimi düzenlenir.
- Eğitimlere katılım performans kriteridir.
📊 19. Performans Değerlendirme Sistemi
- Üyeler dönem sonunda performans kriterlerine göre değerlendirilir.
- Katılım, görev tamamlama ve katkı esas alınır.
- Düşük performans uyarı sebebidir.
- Yüksek performans ödüllendirilir.
🏅 20. Ödül, Teşvik ve Rozet Sistemi
- Başarılı üyelere dijital rozetler verilir.
- Etkinlik liderliği yapanlara öncelik tanınır.
- Yönetim referansı yalnızca başarılı üyelere sağlanır.
- Rozetler profil ve raporlarda görünür.
⚖️ 21. İtiraz ve Şikâyet Mekanizması
- Üyeler alınan kararlara yazılı itiraz edebilir.
- İtirazlar en geç 7 gün içinde değerlendirilir.
- İlgili kişi oylamaya katılamaz.
- Sonuç yazılı olarak bildirilir.
🌐 22. Dijital Güvenlik ve Yetkilendirme
- Yönetim panellerine erişim rol bazlıdır.
- Şifre paylaşımı yasaktır.
- Görevi sona eren üyelerin erişimleri kaldırılır.
- Dijital ihlaller disiplin kapsamındadır.
📢 23. Kriz Yönetimi ve Acil Durumlar
- Kriz anında tek yetkili sözcü belirlenir.
- Panik veya doğrulanmamış açıklama yapılamaz.
- Kriz sonrası değerlendirme raporu hazırlanır.
- Kriz süreci kayıt altına alınır.
🧩 24. Dış İş Birlikleri ve Temsil
- Üniversite dışı iş birlikleri yönetim onayına tabidir.
- Topluluk adına imza yetkisi sınırlıdır.
- İş birlikleri yazılı protokol ile yapılır.
- Kurumsal temsil sorumluluk doğurur.
🧠 25. Yapay Zekâ ve Otomasyon Kullanımı
- Yapay zekâ destekli içerikler açıkça belirtilir.
- Otomasyon karar mekanizmasının yerine geçemez.
- AI çıktıları insan denetiminden geçer.
- Veri gizliliği ihlali yasaktır.
🧭 26. Etik Dışı Davranışlar
- Ayrımcılık, hakaret ve mobbing yasaktır.
- Baskı ve tehdit kabul edilemez.
- Etik ihlaller disiplin sürecine tabidir.
- Tekrarı halinde üyelik sona erdirilir.
📜 27. Fesih ve Olağanüstü Durumlar
- Olağanüstü durumlarda faaliyetler geçici olarak durdurulabilir.
- Geçici kararlar yönetim kurulu tarafından alınır.
- Topluluk feshedilirse arşiv ve varlıklar üniversiteye devredilir.